¿Cómo funciona el pago de las facturas bajo concepto de promociones?

¡Hola Seller!

En este artículo, nos sumergiremos en el proceso de cómo gestionar tus facturas bajo el concepto de promociones y así recibir satisfactoriamente tus respectivos abonos.

Y para que la ejecución se realice de manera eficiente, utilizaremos nuestra nueva plataforma B2B. Si quieres saber más, haz clic aquí.

El flujo de liquidaciones bajo el concepto de promociones, consiste de las siguientes etapas:

• Corte: El corte del flujo de las promociones se realiza mensualmente, siendo cada fin de mes el día que se realiza el corte. Solo se considerará la suma de todas las promociones realizadas dentro de las 4 liquidaciones semanales.
• Notificación: El contacto realizado como contacto Contable en Seller Center recibirá mensualmente un correo, donde encontrarás toda la información que deberás incluir en cada factura y otros criterios que deberás seguir para su emisión. Aquí encontrarás la orden de compra (OC), que será de mucha importancia para la gestión del envío de las facturas.
• Envío: Deberás emitir y enviar la factura (PDF y XML) al buzón según el Ecommerce correspondiente. Recuerda siempre incluir la orden de compra (OC) en la factura.
• Aprobación: Luego que la factura fue enviada, deberás ingresar a la plataforma B2B para validar si esta fue cargada. Seguidamente, deberás revisar después proceder con la aprobación de las facturas a enviar.
• Abono: Una vez la factura fue aprobada, el respectivo pago se realizará según el tiempo coordinado con el Ecommerce.

En caso de haber generado ventas en donde incluyeron promociones, cada mes se enviará un correo al correo registrado como contacto Contable en Seller Center con el detalle que deberá incluir cada factura y criterios que deberás tener en consideración para su emisión.

Actualización: Desde del 20/05/2024, utilizarás un solo buzón de correo (recepcion@axteorid.com) para enviar tus facturas electrónicas (PDF y XML) emitidas a las banderas de Intercorp Retail, para que se registren en nuestra plataforma B2B y así puedas gestionar tus facturas de promociones.

Además, en el mismo correo encontrarás un archivo adjunto que será la orden de compra (OC) con la información para la correcta emisión de la factura.

La factura a emitir (XML y PDF) deberás enviar al correo según la plataforma al cual has emitido la factura:

Actualización: Desde del 20/05/2024, utilizarás un solo buzón de correo (recepcion@axteorid.com) para enviar tus facturas electrónicas (PDF y XML) emitidas a las banderas de Intercorp Retail, para que se registren en nuestra plataforma B2B y así puedas gestionar tus facturas de promociones.

Para el envió de una factura bajo concepto de promociones a la plataforma B2B, es necesario realizarlo a través de un proceso automático llamado Pareo automático.

Y para que este funcione correctamente, es OBLIGATORIO consignar la orden de compra en el campo "ORDERREFERENCE" de la factura. 

El cual deberás enviar la factura (XML y PDF) al correo de la plataforma correspondiente y  la factura deberá contar el número de la orden de compra (OC) en el campo "ORDERREFERENCE".

Ejemplo: En la siguiente imagen se visualiza la factura de uno de nuestros proveedores que se encuentran en PAREO AUTOMÁTICO, ya que detalla de forma correcta la orden de compra en el campo "ORDERREFERENCE".

Para aprobar una facturas bajo concepto de promociones en la plataforma B2B, debes seguir los siguientes pasos (te recomendamos descargar nuestro material descargable, lo encontrarás en la parte final de este artículo):

1. Luego 10 minutos de haber enviado las facturas al correo correspondiente según la plataforma, deberás verificar que todos los documentos estén debidamente cargados al B2B. Aquí deberás ingresar con tu cuenta al B2B y luego haz clic en la opción "Documentos tributarios" del módulo "Conciliaciones".

2. Aplica filtros para ubicar la factura a aprobar. Puedes utilizar cualquiera de los siguientes filtros: Fecha documento, Fecha carga en B2B y número de documento tributario.

3. Revisa y valida que cada factura tenga el número de la OC y figure el estado "Proveedor Pendiente de aprobación". Seguidamente, procederos con la aprobación ingresando a módulo Conciliaciones. 

4. Para aprobar el pareo, ingresaremos al módulo Conciliaciones y luego en la opción "Conciliaciones"

5. Para ubicar las conciliaciones, utiliza cualquiera de los siguientes filtros: fecha de conciliación, número de la orden de compra (OC)(Número de referencia).

6.Según el filtro seleccionado, el sistema te mostrará las conciliaciones. Primero deberás dar doble clic a la OC y verifica que los documentos enviados sean correctos. Si estos son correctos, marca con un check en la casilla de la primera columna. Luego de revisar todas las OCs, haz clic en el botón de aprobación. Al aprobar, te aparecerá un mensaje de confirmación de aprobación de las facturas

7. Las facturas aprobadas (conciliaciones) empezarán a migrar al sistema de pagos encontrándose ahora con el estado "En tránsito a SAP".

8. Luego de 1 hora aproximadamente, visualizarás que las facturas se encontrarán en el estado "Exitoso en SAP" y recibirás un aviso comercial por cada documento contabilizado. Luego podrás visualizar el pago en el módulo financiero.

En resumen, en Seller Center, sabemos que el éxito radica en la simplicidad y la eficiencia. Con la plataforma B2B, gestionar sus facturas de promociones se convierte en una experiencia fluida y controlada. 

Utilicen el Pareo Automático como su aliado, asegurándose de consignar el número de orden de compra en el campo "ORDERREFERENCE". Así, cada factura será como una historia de éxito financiero que ustedes controlan. 

Apreciamos su dedicación y esperamos que esta guía les brinde las herramientas necesarias para potenciar sus promociones y alcanzar nuevas alturas. ¡Sigamos construyendo juntos el camino hacia el éxito!

Hasta la próxima